Deux cas d’usage simples, efficaces et immédiatement applicables
On parle beaucoup d’automatisation, d’IA et de processus numériques… mais sur le terrain, ce que les organisations recherchent avant tout, ce sont des solutions simples à des problèmes bien réels, sans multiplier les outils ni alourdir les façons de faire.
La suite Microsoft 365 offre un écosystème puissant pour automatiser les processus du quotidien, en s’appuyant sur des outils déjà en place : Forms, SharePoint, Power Automate, Teams, Lists, etc. Bien utilisés ensemble, ces outils permettent de transformer des tâches manuelles, répétitives ou mal structurées en processus clairs, traçables et faciles à maintenir.
Dans cette série de billets, je vais vous présenter des cas d’usage concrets, inspirés de situations vécues chez des clients, avec une approche pragmatique :
peu de développement,
des outils standards,
et une vraie valeur d’affaires.
Pour débuter, voici deux scénarios très fréquents que nous allons détailler dans les prochaines semaines.
Cas d’usage #1 – Collecter des photos sur le terrain et les structurer automatiquement dans SharePoint
Dans plusieurs contextes (inspection, maintenance, SST, inventaire, suivi de chantier, etc.), les équipes terrain doivent prendre des photos à partir de leur téléphone et les transmettre au bureau.
Le scénario est souvent le même :
photos envoyées par courriel ou via Teams,
fichiers mal nommés,
aucune structure,
recherche difficile,
perte d’information dans le temps.
Avec Microsoft Forms, il est possible de créer un formulaire simple accessible sur un appareil mobile, incluant :
des champs descriptifs (site, type d’intervention, date, catégorie, etc.),
et surtout la prise de photo directement depuis le téléphone.
Par défaut, Forms enregistre les images dans un espace SharePoint associé (groupe M365).
Mais c’est avec Power Automate que tout devient intéressant.
Le flux permet notamment :
de récupérer les photos soumises,
de les “copier” dans une bibliothèque SharePoint structurée,
de nommer les fichiers de façon explicite à partir des réponses du formulaire,
et/ou d’appliquer des métadonnées pour faciliter la recherche.
Résultat :
des photos bien classées,
une recherche efficace dans SharePoint,
et même la possibilité d’aller plus loin avec PnP Modern Search pour créer une expérience sur mesure et une recherche performante.
Un excellent exemple de numérisation simple et efficace du terrain vers le bureau.
Cas d’usage #2 – Confirmer la lecture d’un document (SST, politiques, procédures)
Autre besoin très courant, notamment en santé et sécurité, en ressources humaines ou en conformité :
Comment s’assurer que les employés ont réellement pris connaissance d’un document important ?
Envoyer un courriel avec une pièce jointe ne suffit pas :
aucune preuve de lecture,
aucun suivi centralisé,
aucune traçabilité dans le temps.
Avec Microsoft 365, on peut mettre en place un processus clair et auditable.
Le principe :
les documents sont hébergés dans une bibliothèque SharePoint (source officielle),
un flux Power Automate est déclenché lorsqu’un document doit être diffusé,
on indique les personnes (ou groupes) qui doivent en prendre connaissance,
l’information de suivi est stockée dans une liste SharePoint dédiée,
et une approbation est envoyée :
par courriel,
ou directement dans Teams, via l’application Approvals.
Chaque utilisateur confirme la lecture du document, et l’organisation obtient :
une vue centralisée des confirmations,
un historique,
et une preuve en cas d’audit ou d’inspection.
Un processus simple, mais extrêmement puissant, qui remplace avantageusement des suivis manuels ou des tableaux Excel.
Une série orientée solutions concrètes
Dans les prochains billets, je vais entrer dans le détail de chacun de ces scénarios.
L’objectif n’est pas de vendre du rêve, mais de montrer comment tirer un maximum de valeur de Microsoft 365, avec des solutions réalistes, maintenables et adaptées à la réalité des organisations
Si vous utilisez déjà Forms, SharePoint ou Power Automate, vous avez probablement tout ce qu’il faut pour automatiser beaucoup plus que vous ne le pensez.